Seringkali perusahaan mengadakan acara untuk pegawainya maupun acara yang digelar untuk umum sehingga membutuhkan event planner acara kantor.
Biasanya event planner ini juga mengisi berbagai acara seperti birthday party, acara wedding, konser musik, seminar, dan lain-lain. Mereka disebut juga sebagai event management atau event organizer.
Tugas Event Planner Acara Kantor
Event planner memiliki banyak jenis seperti party planner, wedding organizer, exhibition spesialis produk launching, dan berbagai spesialis lainnya. Secara umum tugas mereka sama yaitu membuat suatu acara yang diadakan oleh perusahaan organisasi, atau komunitas tertentu berjalan lancar.
Artinya, event organizer acara kantor bertugas untuk menyusun acara dari pra acara hingga selesai secara totalitas mulai dari konsep acara seperti apa, rencana pelaksanaan, eksekusinya bagaimana, dan berbagai hal teknis lainnya.
Pentingnya pengelolaan acara kantor yang efektif tidak dapat diabaikan dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini. Dengan memilih jasa event planner yang profesional, Anda tidak hanya menyelenggarakan acara, tetapi juga menciptakan pengalaman yang tak terlupakan untuk karyawan dan mitra bisnis Anda.
Mengapa Memilih Event Planner untuk Acara Kantor?
Dalam era di mana waktu adalah aset berharga, event planner hadir sebagai solusi cerdas untuk merencanakan dan melaksanakan acara kantor. Berikut beberapa alasan mengapa Anda harus mempertimbangkan jasa event planner:
1. Efisiensi Waktu dan Sumber Daya
Dengan mengandalkan event planner berpengalaman, Anda membebaskan tim internal Anda untuk fokus pada tugas-tugas inti. Sehingga, setiap langkah persiapan acara dapat diatur secara efisien, menghemat waktu dan sumber daya.
2. Kreativitas Tanpa Batas
Event planner tidak hanya menjalankan acara, tetapi mereka juga membawa ide-ide segar dan kreativitas ke meja. Dengan visi yang unik, mereka dapat menciptakan tema-tema acara yang memukau dan memikat peserta.
3. Penanganan Logistik Profesional
Dari perencanaan hingga pelaksanaan, event planner memiliki pemahaman mendalam tentang logistik acara. Mulai dari pemilihan tempat hingga manajemen peserta, semuanya ditangani dengan cermat untuk memastikan kelancaran acara.
Keuntungan Gabung Tim Event Planner Acara Kantor
Orang-orang yang bekerja sebagai event planner merupakan mereka yang profesional dan terlatih dalam menyusun konsep acara hingga melaksanakannya. Berikut ini merupakan keuntungan bergabung sebagai tim dalam event planner.
- Memperluas Relasi
Orang-orang event management selalu memiliki banyak koneksi dengan berbagai klient, vendor, sponsor, dan lain sebagainya. Hal ini memberikan peluang yang besar untuk menambah relasi yang luas.
- Bisa Sambil Menikmati Acara
Jika acara kantor yang dihandle merupakan acara exhibition, maka bisa sekaligus menikmati berbagai display pameran. Apalagi jika memiliki hobi atau minat khusus dalam bidang acara tersebut, tentu bisa menambah poin plus tersendiri.
- Kesempatan Mengembangkan Diri
Bergabung dengan tim event organizer artinya harus siap untuk mengasah skill dan kreativitas. Pasalnya, kreativitas dan problem solving dalam mengkonsep dan mengeksekusi acara sangat diuji sehingga ini menjadi pengalaman yang sangat berharga.
- Bisa Mendapatkan Bonus
Tidak sedikit klien dari perusahaan memberikan bonus kepada orang-orang-tim event organizer. Misalnya memberi bonus uang tambahan, makanan, souvenir, dan berbagai bonus lainnya.
Baca juga: Tahapan Memilih Jakarta Surprise Planner Untuk Acara Terbaikmu
Tips Memilih Event Planner Acara Kantor yang Tepat
Kini ada banyak jasa event organizer yang memberikan tawaran untuk menyukseskan acara yang akan berlangsung. Sebagai pemilik acara, ada beberapa tips memilih event organizer yang tepat, antara lain sebagai berikut.
- Lihatlah Portofolio
Pertama-tama, harus melihat portofolionya terlebih dahulu karena hal ini mempresentasikan bagaimana kualitas dari event organizer tersebut. Misalnya dilihat dari apa saja pencapaian yang telah diraih, mulai dari bagaimana kelancaran acara yang pernah ditangani sampai dengan konsep panggung.
- Layanan Yang Disediakan
Usahakan untuk memilih event organizer yang memberikan pelayanan lengkap, mulai dari talent agency sampai perlengkapan acara. Hal ini sangat menunjang kelancaran acara kantor jadi sangat penting untuk dipertimbangkan.
- Pengalaman Event Organizer
Lebih baik menggunakan event organizer yang memiliki banyak pengalaman sehingga dapat dipastikan bahwa tim tersebut sudah terbiasa menghindar acara yang berlangsung begitupun mencari solusi dari berbagai masalah yang mungkin terjadi. Apalagi jika tim event organizer tersebut pernah menghandle event internasional, maka itu lebih baik.
- Mudah Diajak Diskusi
Lakukanlah diskusi terlebih dahulu dengan pihak event organizer sebelum acara berlangsung. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir terjadinya miskomunikasi kedua belah pihak.
- Menentukan Budget
Jangan lupa untuk menentukan budget saat akan menggunakan event organizer. Artinya, pilihlah event organizer yang sesuai dengan budget yang dianggarkan, tetapi harus mempertimbangkan layanan dan fasilitas yang memadai.
Anda sedang butuh event planner wilayah jabodetabek? Anda bisa menggunakan jasa event planner Jabodetabek profesional sehingga acara bisa sukses dan berjalan lancar. Kini Anda bisa memilih layanan event planner acara kantor terbaik di website Suwun. Cukup dengan klik Suwun.co.id, lalu masukkan kata kunci “jasa event organizer kantor”, maka akan muncul beberapa rekomendasi. Untuk lebih mudahnya, langsung saja download Aplikasi Suwun di PlayStore dan AppStore karena fiturnya lebih lengkap.
